Đại hội trên danh nghĩa là những cuộc gặp gỡ chánh thức của các nhóm chính trị gia và thực hiện chức năng ngoại giao; tuy nhiên, phần lớn thời gian hội nghị được tiến hành tại các cuộc họp văn nghệ sĩ, tiệc chiêu đãi và những buổi khiêu vũ.

Bốn cường quốc và nhà Bourbon Pháp

Bốn Cường quốc trước kia là thành viên cốt lõi của Liên minh thứ Sáu. Trong bối cảnh Napoleon sắp bị đánh bại họ đã cùng nhau nên lên quan điểm chung tại Hiệp ước Chaumont (tháng 3 năm 1814) và cuộc đàm phán tại Hiệp ước Paris (1814) với nhà Bourbon trong công cuộc trung hưng:[4]

• Áo với đại diện là Bộ trưởng Ngoại giao, Vương công Metternich và cấp phó của ông, Nam tước Johann von Wessenberg. Vì hội nghị được tổ chức ở Vienna, Hoàng đế Franz II nhận được báo cáo liên tục về hội nghị.[5]
• Đại diện của Vương quốc Anh trước hết là Ngoại trưởng, Tử tước Castlereagh (1812-1822) tiếp đến là Quận công Wellington, từ sau khi Castlereagh trở về Anh tháng 2 năm 1815. Trong tuần lễ cuối, lãnh đạo phái đoàn là Bá tước Clancarty vì Wellington phải rời đi để chiến đấu với Napoleon và Vương triều 100 ngày.[6]
• Sa hoàng Aleksandr I dẫn đầu phái đoàn Nga mà người đứng đầu trên danh nghĩa là Bộ trưởng Ngoại giao Nga, Bá tước Karl Vasilyevich Nesselrode (1814-1856). Sa hoàng có hai mục tiêu chính, giành lại quyền lực tại Ba Lan và thúc đẩy các nước châu Âu chung sống hòa bình. Ông cũng thành lập Liên minh Thần thánh (1815), chủ yếu nhằm bảo vệ chủ nghĩa quân chủ và chống chủ nghĩa thế tục, chống lại bất kì mối đe dọa nào từ các cuộc cách mạng hay chủ nghĩa Cộng hòa.[7]
• Đại diện Phổ là Hoàng thân Karl August von Hardenberg (1810-1822), Thủ tướng cùng với nhà ngoại giao, học giả Wilhelm von Humboldt. Vua Friedrich Wilhelm III của Phổ cũng có mặt ở Vienna, chỉ đạo đằng sau bức màn.[8]
• Pháp, cường quốc "thứ năm", đại diện là Bộ trưởng Ngoại giao Talleyrand (1814-1815) cũng như đặc sứ toàn quyền Công tước Dalberg. Talleyrand cũng tham gia đàm phán trong Hiệp ước Paris (1814) cho Louis XVIII của Pháp; tuy nhiên nhà vua không tin tưởng ông ta và bí mật đàm phán qua thư từ với Metternich.[9]

Những đại diện khác của Hiệp ước Paris, 1814

Các bên không tham gia vào Hiệp ước Chaumont nhưng tham gia Hiệp ước Paris (1814):

• Tây Ban Nha – Ngoại trưởng, Hầu tước Pedro Gómez de Labrador (1814-1816)[10]
• Vương quốc Bồ Đào Nha và Algarves – Đại diện toàn quyền: Pedro de Sousa Holstein, Bá tước Palmela đệ nhất; António de Saldanha da Gama, Bá tước Porto Santo; Joaquim Lobo da Silveira, Bá tước Oriola đệ thất.[11][12]
• Thụy Điển – Bá tước Carl Löwenhielm[13]

Các bên khác

• Đan Mạch – Bá tước Niels Rosenkrantz, Bộ trưởng Ngoại giao (1810-1824).[14] Vua Frederik VI cũng có mặt tại Vienna.
• Hà Lan – Richard Trench, Bá tước Clancarty đệ nhị, đại sứ Anh tại triều đình Hà Lan,[15][16] và Nam tước Hans Christoph Ernst von Gagern[17]
• Thụy Sĩ – Mỗi bang có một phái đoàn riêng. Charles Pictet de Rochemont từ Genève nắm vai trò nổi bật.[18]
• Vương quốc Sardegna - Hầu tước Filippo Antonio Asinari di San Marzano.[19]
• Lãnh địa Giáo hoàng – Hồng y Ercole Consalvi[20]
• Cộng hòa Genova – Nữ hầu tước Agostino Pareto, Nghị viên Cộng hòa
• Các thành bang ở Đức,
  • Bayern – Maximilian Graf von Montgelas
  • Württemberg – Georg Ernst Levin von Wintzingerode (de)
  • Hanover, lúc đó nằm trong liên minh cá nhân với vua Anh – Georg Graf zu Münster. (Vua George III từ chối công nhận sự giải thể của đế chế La Mã Thần thánh năm 1806 và duy trì Tuyển hầu quốc Hanover, là quân vương của Công quốc Brunswick-Lüneburg, kết quả của hội nghị là sự thành lập của Vương quốc Hanover.)
  • Mecklenburg-Schwerin – Leopold von Plessen (de)[21]

Hầu như tất cả các quốc gia châu Âu đều có một phái đoàn đến Vienna – hơn 200 thành bang và hoàng tộc cử đại diện tới Đại hội.[22] Thêm vào đó, có cả đại diện của các thành phố, tập đoàn, tổ chức tôn giáo, (như tu viện) và các nhóm đặc biệt, chẳng hạn như một phái đoàn đại diện cho các nhà xuất bản ở Đức, đến để đòi luật bản quyền và tự do ngôn luận.[23] Đại hội được chú ý vì sự giải trí xa hoa của nó: theo một câu chuyện cười nổi tiếng, người tham dự đại hội không di chuyển mà là nhảy múa.[24]